30 Días de seguimiento a su tiempo y verá lo que puede aprender

Es difícil saber si realmente estamos haciendo un uso eficiente de nuestro tiempo. Parece que estamos trabajando duro, y ciertamente estamos estresados. Pero, ¿estamos gastando nuestro tiempo en las cosas correctas? Esa es la pregunta que me propuse resolver a principios de este año. Me sentía abrumado después de pasar el otoño lanzando un nuevo libro y finalmente estaba recurriendo a la letanía de tareas que había descuidado a su paso.

Inspirándome en una colega, la experta en administración del tiempo Laura Vanderkam , decidí pasar el mes de febrero rastreando exactamente cómo gasté mi tiempo, hasta en incrementos de media hora. No era de alta tecnología, usé una hoja de cálculo de Excel, pero incluso el proceso de recordar escribir las cosas fue arduo. Después de todo, estamos acostumbrados a vivir nuestras vidas, no a registrarlas. Pero los conocimientos que obtuve en el transcurso de un mes fueron extremadamente útiles. En particular, hubo cuatro que me hicieron repensar mucho de la sabiduría convencional sobre la productividad y la gestión del tiempo. Si bien lo animo a que haga su propio ejercicio de seguimiento del tiempo, si no tiene tiempo para eso (¡ja!), Esto es lo que aprendí:

El tipo correcto de multitarea puede ser transformador .

Todos hemos escuchado mucho sobre los peligros de la multitarea: no podemos hacer varias cosas a la vez de manera efectiva y siempre sufriremos costos de cambio cognitivo . Eso es cierto para ciertas actividades pero, lo que es más importante, es irrelevante para otras. Por ejemplo, casi cualquier persona puede escuchar fácilmente podcasts o audiolibros mientras hace ejercicio, cocina o viaja al trabajo, y si cena solo, puede leer mientras come.

Con los datos de un mes en la mano, me sorprendió descubrir que promediaba casi dos horas de lectura cada día, más 90 minutos adicionales de escuchar contenido de audio. «Leer más» es una aspiración común para los profesionales ocupados: una encuesta informó que casi una de cada cinco personas lo afirmó como su resolución de Año Nuevo, y la «multitarea estratégica» es una forma sorprendentemente fácil de encajar.

Hay beneficios de combinar sus redes personales y profesionales. Mucha gente todavía mantiene la idea de que los amigos y los negocios no se mezclan y que debes separar tu vida personal y tu vida profesional. Y es cierto que los límites pueden ser importantes para el equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

Pero si le gusta lo que está haciendo, los amigos más interesantes del mundo suelen ser aquellos con los que puede compartir tanto asuntos personales (discutir pasatiempos o compadecerse de las relaciones interpersonales) como aquellos relacionados con su negocio. Mientras escribo este artículo, de hecho, estoy en un avión con uno de mis amigos más cercanos, quien me nominó para un consorcio empresarial de élite en el que ahora participamos juntos. En mi ejercicio de seguimiento del tiempo, conté mi tiempo en varias categorías si cumplía legítimamente con ambos criterios. Sorprendentemente, esto me permitió tener un 29 % más de tiempo en mi mes (866 horas en lugar de las típicas 672), lo que me ayudó a hacer más.

Por ejemplo, aprendí que paso 19,3 horas a la semana con amigos y 17 horas haciendo algún tipo de networking. La superposición no es perfecta, pero es estrecha, y esas relaciones han formado el núcleo de mi éxito profesional. Puede que pase más tiempo socializando que otros (vivo en una ciudad y no tengo hijos), pero el mismo principio de construir círculos personales y profesionales superpuestos se mantiene sin importar cuántas horas a la semana tengas que dedicar.

Ciertas horas del día son especialmente propensas a “desperdiciarse”. No pierdo mucho tiempo en las redes sociales (defino “desperdicio” como el tiempo que paso desplazándome sin rumbo a través de las fuentes, en lugar de publicar con un propósito profesional en mente). De hecho, solo llegó a las 2,5 horas durante todo el mes de febrero. En el esquema de las cosas, no es mucho y no necesitamos optimizar cada minuto. Pero al menos me gustaría ser deliberado sobre cómo elijo holgazanear, y las redes sociales no serían mi mejor opción.

Ciertas horas del día son especialmente propensas a “desperdiciarse”. No pierdo mucho tiempo en las redes sociales (defino “desperdicio” como el tiempo que paso desplazándome sin rumbo a través de las fuentes, en lugar de publicar con un propósito profesional en mente). De hecho, solo llegó a las 2,5 horas durante todo el mes de febrero. En el esquema de las cosas, no es mucho y no necesitamos optimizar cada minuto. Pero al menos me gustaría ser deliberado sobre cómo elijo holgazanear, y las redes sociales no serían mi mejor opción.

Durante los momentos en que caí en la madriguera del conejo de las redes sociales, surgió un patrón claro: casi siempre ocurría entre las 10 p. m. y las 11 p. m. A pesar de las preguntas recientes sobre la precisión de la teoría seminal del agotamiento del ego de Roy Baumeister, ciertamente parecía ser el caso para mí que era más susceptible a la distracción en ese momento, cuando estaba agotado por las demandas del día pero no lo suficientemente cansado. dormir. Al darme cuenta de que esta hora del día es cuando mis defensas están más bajas, ahora puedo protegerme más atentamente contra la pérdida de tiempo.

Ciertas tareas tienen un peso psicológico desproporcionado. Antes de comenzar mi experimento, mi percepción era que estaba asediado por el correo electrónico, lo que paralizaba mi productividad. Pero la realidad era algo diferente. De hecho, pasé alrededor de 1,35 horas al día manejando mensajes, lo cual no es baladí. Pero tampoco es abrumador, y está muy por debajo de la cantidad de tiempo que dedico cada día al trabajo puro con el cliente (mi principal prioridad), establecer contactos y pasar tiempo con amigos, e incluso leer.

Sin embargo, incluso reconociendo esto, el correo electrónico seguía siendo el que más me molestaba de cualquier tarea, y sentía una presión psicológica constante cuando estaba «atrasado» en mis tiempos de respuesta. No era tanto la frecuencia de revisar el correo electrónico lo que me estresaba. (Algunos han experimentado con revisar el correo electrónico solo dos veces al día , con resultados mixtos ). Para mí, la ansiedad provino de la sensación, endémica de la naturaleza del correo electrónico, de que las personas esperaban mi respuesta y que constantemente me entregaban nuevas tareas para mi lista de tareas pendientes.

Sin embargo, mi experimento de seguimiento del tiempo me ayudó a poner las cosas en perspectiva. Es posible que nunca podamos escapar por completo de los sentimientos de culpa relacionados con el correo electrónico. Pero prefiero aceptar una pequeña punzada ahora porque tardo en responder el mensaje de alguien (el urgente) que la vergüenza a largo plazo que sentiría al mirar hacia atrás y descubrir que me convertiría en un ninja del correo electrónico mientras me deshago del mío. Prioridades estratégicas ( lo importante ).

El seguimiento del tiempo puede ser oneroso. De hecho, asigné el experimento al grupo de autores intelectuales que dirijo y varios participantes simplemente no pudieron terminarlo. Una estrategia que usé para obligarme a registrar mis horas todos los días fue la » acumulación de hábitos «: vincular el nuevo comportamiento a uno existente. En mi caso, dejé mi documento de Excel abierto en mi computadora para que fuera lo primero que viera cuando volviera al trabajo después de un descanso. Eso me llevó a registrar todo lo que había estado haciendo en el intervalo, ya fuera durmiendo (después de un descanso nocturno), asistiendo a una reunión o almorzando.

Si logra mantenerlo, el conocimiento obtenido del seguimiento del tiempo puede ser invaluable. Comprender dónde puede realizar múltiples tareas con éxito, esencialmente dándose más horas en el día, puede transformar su productividad. Y reconocer qué actividades son estresantes le permite tomar decisiones más inteligentes sobre cómo delegar o reorganizar su flujo de trabajo, para que pueda optimizar las tareas que más le convengan.

Sin datos, es fácil pintar una imagen errónea de cómo gastamos nuestro tiempo, ya sea exagerando inadvertidamente la cantidad de horas que trabajamos o asumiendo que estamos perdiendo más tiempo del que realmente gastamos. El seguimiento de mi mes de tiempo reveló información útil que me ha permitido ser más productivo, y si hace un esfuerzo por evaluar su horario, también puede resaltar formas en que puede optimizar el avance.