Descubriendo los Secretos de la Productividad: Lo que las Personas Súper Productivas Hacen de Manera Diferente

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En 2018, me topé con un meme que se estaba difundiendo rápidamente en Internet. Decía algo así como: «Tienes las mismas horas en el día que Beyoncé». Aunque dudo que estas palabras hayan transformado a alguien en una persona más productiva o lo hayan impulsado hacia el éxito, me hicieron reflexionar: ¿Qué hacen de manera diferente las personas de alto rendimiento para abordar sus días y su trabajo? ¿Cómo logran ser tan eficientes y productivas?

Para investigar esta cuestión, decidí entrevistar a diversos individuos, incluyendo autores, músicos, artistas, empresarios y líderes empresariales, para mi podcast «Cómo Trabajo». Durante estas conversaciones, indagué sobre sus rutinas diarias, rituales, prácticas y consejos laborales para entender cómo logran hacer mucho más que la persona promedio, incluso en tiempos de pandemia.

De todas las ideas compartidas, cuatro consejos se destacaron notablemente:

Agrupa tus reuniones

La idea de revisar tus correos electrónicos en lotes se ha vuelto común en los consejos de productividad. Básicamente, se trata de limitar la cantidad de veces que miras tu bandeja de entrada, quizás solo dos o tres veces al día, o incluso desactivar las notificaciones durante un período para poder concentrarte en tu trabajo sin distracciones.

De manera similar, agrupar tus reuniones, llamadas o eventos virtuales puede ser muy efectivo. Un estudio de la Universidad Estatal de Ohio mostró que cuando sabemos que tenemos una reunión próxima en una o dos horas, reducimos nuestra productividad en un 22% en comparación con cuando no hay ninguna reunión en el horizonte.

¿Qué haces justo antes de una llamada de Zoom con tu profesor, una reunión virtual con tu equipo, o una sesión individual con tu jefe? Probablemente estés pensando en lo que dirás, formulando preguntas o preparando alguna presentación. Es difícil entrar en un flujo de trabajo cuando sabes que una interrupción importante se acerca.

Adam Grant, profesor en Wharton, ha ideado una forma de evitar esto. «En días de enseñanza, mantengo todas mis horas de oficina en un período de tiempo similar», compartió. «Programo un intervalo de cinco minutos entre cada una solo para revisar correos electrónicos y tener un margen de seguridad en caso de que una reunión se alargue. En otros días, no tengo ninguna reunión y puedo concentrarme y ser productivo».

Puedes considerar establecer tus propias reglas para tu horario. Si te sientes más alerta por las mañanas, intenta planificar tus tareas y reuniones más exigentes al principio del día, y deja las tardes libres para dedicarlas a unas horas de trabajo sin interrupciones.

Evite el uso del ratón

Un estudio realizado por Brainscape descubrió que la mayoría de las personas pierden alrededor de dos segundos por minuto de trabajo al utilizar el ratón en lugar de los atajos de teclado. ¡Eso equivale a ocho días al año! Los beneficios de aprender atajos de teclado pueden ser enormes para aumentar la productividad. Por suerte, muchos programas comparten los mismos atajos, lo que significa que cuanto más aprendas, más rápido serás en todas tus tareas. Aquí tienes algunos para empezar.

«Rara vez uso el ratón», compartió Rahul Vohra, el fundador de Superhuman (una herramienta de correo electrónico que promete ofrecer la experiencia de correo electrónico más rápida del mundo). «Es una regla que sigo rigurosamente, no solo debido a cómo hemos diseñado Superhuman, sino en casi cualquier software que utilizo», agregó Vohra.

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Empuja tu camino hacia un mejor comportamiento

Cuando se trata de mejorar tus hábitos de trabajo, Matt Mullenweg, cofundador de WordPress y Automattic, comparte que pequeños cambios en tu comportamiento pueden tener grandes impactos. «Si lo primero que veo al despertar es mi Kindle en lugar del teléfono, es más probable que lea», explicó Mullenweg. «Pero si el teléfono está más accesible, es más probable que lo use».

En resumen, se trata de identificar qué hábitos quieres cambiar y cómo puedes ajustar tu entorno para favorecer esos cambios. Por ejemplo, es común escuchar que apagar el teléfono o ponerlo en modo avión puede aumentar tu enfoque en el trabajo. Del mismo modo, hacer pequeños ajustes en tu entorno puede motivarte a abordar las tareas que has estado postergando o que simplemente no te apetece hacer.

Si quieres leer más, puedes colocar libros en diferentes lugares de tu casa. Si estás intentando evitar la comida chatarra, podrías esconder los dulces debajo de las manzanas en la frutera para que la opción saludable sea la primera que veas cuando tengas antojo. Si deseas reducir el tiempo que pasas en redes sociales, considera eliminar o mover esas aplicaciones de tu teléfono. Y si buscas no estar constantemente revisando tu correo electrónico, pausar las notificaciones puede ser útil para evitar distracciones.

La clave está en comprender cómo tu entorno puede influir en tus acciones y hacer ajustes inteligentes en consecuencia.

Lee tu trabajo en voz alta

Todos nosotros, queramos o no, nos encontramos escribiendo en algún momento. Nuestro desempeño diario en el trabajo o en la escuela, en parte, depende de lo bien que podamos comunicar nuestros pensamientos a través de correos electrónicos, informes, proyectos e incluso, quizás, artículos o libros. Por ejemplo, si eres estudiante, gran parte de tu éxito se basa en cómo realizas tus tareas y cómo te comunicas de manera clara y precisa. Ahí está la mitad de la batalla ganada.

Dan Pink, autor más vendido del New York Times, comparte un truco útil: «Casi todo lo que escribo de importancia, lo leo en voz alta. Para mí, es una prueba de si suena bien». Aunque lleva tiempo y esfuerzo, este proceso ayuda a mejorar la escritura. Sugiere reemplazar palabras torpes o difíciles de leer por un lenguaje más simple para que la escritura sea más fácil de digerir y entender.

Leer en voz alta también facilita la corrección precisa. Puedes identificar frases que no aportan valor y encontrar el ritmo adecuado para tu trabajo. Si te tropiezas con tus propias palabras mientras lees, sabes que algo no está funcionando. Si no funciona para ti, probablemente no funcionará para otros, lo que puede llevar a una comunicación poco clara y, en última instancia, a una pérdida de tiempo para resolver malentendidos. Personalmente, encuentro muy útil el consejo de Pink. Aunque pueda parecer tedioso, leer mi trabajo en voz alta me ayuda a que mi escritura sea más clara, concisa y, en última instancia, más efectiva.

Ser productivo no significa simplemente hacer más cosas, sino hacerlas de manera eficiente. Por lo tanto, invertir tiempo en estas simples estrategias y realizar pequeños cambios puede ayudarte a aprovechar mejor tu día.